Slovo „automatizácia" vytvára pri pravidelnej fakturácii konkrétne očakávanie: prvého dňa mesiaca sa doklad vystaví, odošle a vy sa o nič nestaráte. Užitočnejšie je vedieť, čo sa deje naozaj — pretože opakované faktúry sú menej o odoslaní a viac o tom, čo jedna šablóna rozhodne za celý rok dopredu.
Tento text nie je o založení šablóny. Je o sérii, ktorá z nej vznikne: čo z prvého dokladu dedia všetky ďalšie, čo sa v nej posunie bez toho, aby ste o to požiadali, a ako ju ukončiť tak, aby nezostala visieť.
Stručná odpoveď
Zo šablóny sa pri každom cykle pripraví koncept faktúry — nie odoslaný doklad. Koncepty vznikajú pri práci v aplikácii, nie na pozadí, takže bez prihlásenia sa nič nevygeneruje. Konkrétny deň v mesiaci sa nenastavuje; vyplýva z dátumu najbližšieho vystavenia. K dispozícii sú mesačný, štvrťročný a ročný cyklus. Šablóna sa zakladá z už existujúcej faktúry, ktorá jej odovzdá odberateľa, položky aj lehotu splatnosti. Sériu zastavíte deaktiváciou, koncovým dátumom alebo počtom opakovaní.
Čo nastaví prvá faktúra a čo z nej dedia ďalšie
Šablóna nevzniká na prázdnom formulári. Vzniká z konkrétneho dokladu, ktorý už máte uložený — a ten doklad jej odovzdá viac, než je na prvý pohľad zrejmé.
Prevezme sa odberateľ aj dodávateľ vrátane adresy, bankového spojenia a loga, a to ako kópia hodnôt, nie ako odkaz na kartu klienta. Prevezmú sa položky s množstvom, cenou a sadzbou dane. A prevezme sa lehota splatnosti — nie ako číslo, ktoré by ste zadali, ale ako rozdiel medzi dátumom vystavenia a splatnosti na tej pôvodnej faktúre.
Ten tretí bod stojí za zapamätanie. Ak prvý doklad mal splatnosť sedem dní, celá séria bude mať sedem dní, kým to nezmeníte. Dobré je teda vystaviť prvú faktúru tak, ako má vyzerať aj tá dvanásta.
Nie každý doklad sa na šablónu hodí. Vychádza sa z riadnej faktúry — proforma ani dobropis východiskom byť nemôžu, čo je logické: prvá nie je daňovým dokladom a druhá existuje kvôli oprave inej faktúry. Ak teda pravidelné plnenie dnes fakturujete cez proformu a až potom vystavíte riadny doklad, šablónu zakladajte z toho druhého.
Kópia údajov má aj výhodu: séria beží ďalej, aj keď medzitým kartu odberateľa upravíte alebo zmažete. Druhá strana tej istej mince je, že zmena na karte klienta sa do šablóny nepreleje — novú adresu treba prepísať aj tam.
Čo séria urobí sama, aj keď ste o to nežiadali
Tu sú tri veci, ktoré prekvapia najčastejšie. Ani jedna nie je chyba; všetky sú dôsledok toho, ako je cyklus postavený.
Deň v mesiaci sa môže natrvalo posunúť. Ak séria začne 31. januára, februárový doklad vyjde na 28. alebo 29. — dlhší mesiac neexistuje. Posunutý dátum sa však stane novým východiskom, takže marec už nevyjde na 31., ale znova na 28. Séria založená na konci mesiaca sa po prvom februári natrvalo presunie na jeho koniec v kratšom význame. Ak vám na konkrétnom dni záleží, oplatí sa začať radšej okolo 28. než 31.
Prestávka sa dopočíta naraz. Keď sa dlhšie neprihlásite, čakajúce obdobia sa nevynechajú — pripravia sa všetky pri najbližšom otvorení, každé s dátumom vystavenia a dodania toho svojho obdobia. To znamená, že vzniknú doklady s dátumom v minulosti a so splatnosťou, ktorá už uplynula. Sú teda po splatnosti v momente vzniku, hoci ste ich práve prvýkrát videli. Čo to robí s prehľadom pohľadávok a prečo sa o omeškaní treba dozvedieť rýchlo, rozpisuje text o splatnosti faktúry.
Číselný rad je spoločný. Doklady zo série sa číslujú z toho istého radu ako všetko ostatné a šablóna nemá vlastný prefix. Priznávame tým jednu nekonzistentnosť s vlastnou radou: v texte o fakturácii pre IT freelancerov odporúčame viesť paušálne a ad-hoc doklady v oddelených radoch, čo je z pohľadu prehľadu správne — modul to však dnes neponúka. Kto to potrebuje, musí sériu rozlíšiť inak, napríklad označením v texte položky. Samotné pravidlá číslovania rozpisuje samostatný prehľad.
Jedna vec sa naopak nestane nikdy: to isté obdobie sa nevystaví dvakrát. Aj keď aplikáciu otvoríte v troch kartách naraz, z každého cyklu vznikne jediný doklad.
Prehľad o tom, čo sa chystá, nie je nutné držať v hlave. V aplikácii vidíte najbližšie plánované behy aktívnych šablón a pri každej šablóne aj históriu dokladov, ktoré z nej vznikli. Práve tá história je najrýchlejší spôsob, ako po dlhšej pauze zistiť, čo sa dopočítalo a čo ešte čaká.
Keď sa v sérii niečo zmení
Pravidelná fakturácia nie je nemenná. Klient si dohodne inú cenu, pribudne položka, zmení sa sadzba dane. Podstatné je vedieť, čoho sa úprava dotkne.
Úprava zasahuje šablónu, teda budúce cykly. Koncepty, ktoré už vznikli, si nesú hodnoty z času svojho vzniku a samy sa neprepíšu. Hranica teda nie je „pred a po zmene ceny", ale „ktoré doklady už existujú".
Praktický dôsledok: ak sa nová cena má vzťahovať aj na obdobie, ktorého koncept už vznikol, treba ten koncept upraviť alebo zmazať a vytvoriť znova. A opačne — obdobie, ktoré sa už uzavrelo a odoslalo, by nová cena zasahovať nemala. Zmenu sadzby či paušálu sa preto oplatí načasovať na hranicu cyklu, nie doprostred.
Tlačidlo na okamžité vygenerovanie ďalšieho dokladu je užitočné, ale má vedľajší účinok: vytvorí obdobie s dnešným dátumom a posunie plánovaný termín ďalej. Jedno „vygenerovať teraz" tak vie celú kadenciu presunúť o cyklus. Ak potrebujete len jeden doklad mimo rytmu, čistejšie je vystaviť ho samostatne a šablónu nechať bežať.
Za pozornosť stojí aj to, čo sa do šablóny nedostane vôbec. Text položky, sadzba či suma sa v nej upraviť dajú, ale odberateľa už nevymeníte — pre iného klienta sa zakladá nová šablóna z jeho vlastnej faktúry. Pri rovnakej službe pre piatich klientov teda vzniká päť šablón, nie jedna s piatimi adresátmi.
Ako sériu ukončiť
Na ukončenie sú tri cesty a nie sú zameniteľné.
- Deaktivácia sériu zastaví, ale šablónu zachová. Vhodné, keď si nie ste istí, či klient po pauze nepokračuje.
- Koncový dátum znamená, že po ňom už žiadne obdobie nevznikne.
- Počet opakovaní ukončí sériu po dohodnutom množstve dokladov, čo sedí na zmluvy na dobu určitú.
Obe hranice sa vyhodnocujú proti plánovanému dátumu obdobia, nie proti dnešnému dňu. Pri sérii, ktorá dlho stála, to znamená, že dopočítanie skončí tam, kde mala séria skončiť — nie tam, kde ste sa prihlásili. Po dosiahnutí hranice sa šablóna sama prepne na neaktívnu.
Pri ukončení sa oplatí prejsť aj platby: séria rovnakých súm je presne ten prípad, kde sa jedna neuhradená faktúra ľahko stratí medzi jedenástimi zaplatenými. Ako to riešiť systematicky, ukazuje návod na párovanie platieb.
Kedy sa to zapne
Opakované faktúry sú súčasťou plánu Lite a vyšších — na bezplatnom pláne Štart táto možnosť nie je. Registrácia je bezplatná a program viete zmeniť neskôr; aktuálne programy nájdete v cenníku.
Praktická rada k rozhodovaniu: samotný počet klientov nie je dobré kritérium. Rozhoduje, koľko z nich fakturujete v rovnakom rytme a v rovnakej sume. Dvaja stáli klienti na mesačnom paušále dávajú šablóne väčší zmysel než desať klientov s nepravidelnými zákazkami.
Často kladené otázky
Odošle sa opakovaná faktúra klientovi sama?
Nie. Z každého behu vznikne koncept, ktorý skontrolujete a odošlete vy. Je to zámer, nie obmedzenie — pri pravidelnej fakturácii sa suma alebo obdobie mení častejšie, než sa čaká, a koncept dáva priestor to zachytiť pred odoslaním.
Beží to aj vtedy, keď sa neprihlásim?
Nie. Koncepty sa pripravujú pri práci v aplikácii, nie na pozadí. Ak sa mesiac neprihlásite, čakajúce obdobia sa dopočítajú až pri najbližšom otvorení — naraz a s dátumami v minulosti.
Dá sa nastaviť konkrétny deň v mesiaci?
Deň nie je samostatné nastavenie. Vyplýva z dátumu najbližšieho vystavenia, ktorý si zvolíte, a ďalšie obdobia sa od neho odvíjajú. Pri sérii začatej na konci mesiaca preto stojí za pozornosť, čo sa stane vo februári.
Aké intervaly sú k dispozícii?
Mesačný, štvrťročný a ročný. Týždenný ani vlastný interval modul nepozná, takže pre kratšie cykly treba iné riešenie.
Ako sériu zastavím?
Tromi spôsobmi: dočasne ju deaktivujete, nastavíte dátum, po ktorom sa už nič nevystaví, alebo počet opakovaní. Obe hranice sa vyhodnocujú proti plánovanému dátumu obdobia, nie proti dnešku — na to pozor pri sériách, ktoré ste nechali dlho stáť.
Zhrnutie
Opakovaná fakturácia ušetrí prácu, ale neušetrí pozornosť. Šablóna prevezme z prvého dokladu odberateľa, položky aj lehotu splatnosti a drží ich, kým ich nezmeníte — takže prvú faktúru sa oplatí vystaviť tak, ako má vyzerať aj tá poslednú. Séria si potom sama posunie deň v mesiaci, sama dopočíta prestávku a čísluje zo spoločného radu.
Čo z toho vyplýva pre bežný mesiac: skontrolovať koncept pred odoslaním, po dlhšej pauze počítať s viacerými dokladmi naraz a pri ukončení nastaviť hranicu radšej dopredu než dodatočne. Ako vyzerá opakovaný doklad z pohľadu jedného odvetvia, ukazuje fakturácia pre IT freelancerov; účet si viete založiť hneď.