PDF/A-3 vs UBL XML: rozdiely, ktoré musí poznať každý podnikateľ

Pri prechode na e-fakturáciu sa najčastejšie ozvú dve obavy:

1. „Posielame klientom PDF, tak prečo by sme zrazu potrebovali XML?"
2. „Stačí nám XML, PDF už netreba — všetko sa robí elektronicky."

Obe odpovede sú zlé. PDF/A-3 a UBL XML nie sú alternatívy — sú to dva výstupy jednej e-faktúry, ktoré riešia rozdielne problémy. Tento článok vysvetľuje rozdiel jednoducho, bez technického žargónu.

Stručná definícia

| Formát | Pre koho | Čo obsahuje | |--------|----------|-------------| | PDF/A-3 | Pre ľudské oči — klient, účtovník, daňový audítor. | Vizuálnu reprezentáciu faktúry: logo, položky v tabuľke, QR kód, podpis. Plus v skrytej prílohe vložený UBL XML. | | UBL 2.1 XML | Pre softvér — účtovný systém odberateľa, Finančná správa SR, vaše automatizácie. | Štruktúrované dáta každého poľa faktúry. Strojovo čitateľné, ale pre človeka nepríjemné. |

Prečo nestačí len PDF

PDF je v základe obrázok stránky. Aj keď obsahuje text, ten text je voľný — softvér nevie, či „2 500" je suma, číslo faktúry alebo IČO. Účtovníčka, ktorá prijme PDF faktúru, musí jej obsah manuálne prepísať do účtovného systému. Pri 800 faktúrach mesačne sú to hodiny robotnej práce a nenulové percento chýb.

Od 1. januára 2027 navyše PDF samotné nestačí ani právne. Zákon č. 385/2025 Z. z. vyžaduje, aby slovenská B2B faktúra obsahovala štruktúrovaný formát zodpovedajúci norme EN 16931 — čo PDF nie je.

Prečo nestačí len XML

UBL XML je perfektný pre softvér, ale pre človeka je takmer nečitateľný. Pozrite si fragment:

<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>1</cbc:ID>
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="HUR">8</cbc:InvoicedQuantity>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">680.00</cbc:LineExtensionAmount>
  <cac:Item>
    <cbc:Description>Konzultácia · október</cbc:Description>
  </cac:Item>
</cac:InvoiceLine>

Klient, ktorý dostane výhradne XML, nevie zo súboru vizuálne overiť, či súhlasí. Daňový audítor pri kontrole o tri roky neskôr potrebuje pozrieť faktúru — nie ju otvárať v XML editore. A v neposlednom rade: QR PAY kód pre rýchle zaplatenie sa v XML naskenovať nedá; potrebuje grafickú stránku.

Preto si UBL XML a PDF/A-3 idú ruka v ruke.

Prečo zrovna PDF/A-3 (a nie PDF)

PDF má niekoľko verzií. Verzia, ktorá je dôležitá pre fakturáciu, je PDF/A-3 — archivačná norma ISO 19005-3.

Tri vlastnosti, ktoré ju robia výnimočnou:

1. Stabilita zobrazenia. Súbor sa zobrazí rovnako o 10 rokov ako dnes — neobsahuje externe linkované fonty ani skripty.
2. Nezmeniteľnosť obsahu. Po vytvorení sa faktúra nedá náhodou upraviť (zámerné úpravy sú možné cez digitálny podpis, ale stratíte pôvodný hash).
3. Príloha v ľubovoľnom formáte. PDF/A-3 ako jediná verzia PDF umožňuje vložiť ľubovoľný iný súbor do PDF — vrátane UBL XML.

Posledný bod je kľúčový. Vďaka tomu môže e-faktúra existovať ako jeden súbor, ktorý obsahuje aj vizuálnu, aj štruktúrovanú reprezentáciu. Odberateľ si stiahne jeden PDF; jeho účtovný systém z neho extrahuje XML a importuje dáta. Žiadne ZIP archívy, žiadne dva e-maily.

Ako to funguje v 1FAKTURA

Vy ako používateľ nemusíte rozhodovať, čo posielať. Pri vystavení faktúry sa automaticky generujú oba výstupy súčasne:

1. UBL 2.1 XML so všetkými povinnými poľami podľa EN 16931 + slovenský CIUS.
2. PDF/A-3 v 1FAKTURA šablóne s vaším logom a brand farbami.
3. PDF/A-3 obsahuje vložený UBL XML ako prílohu — odberateľ teda dostane jeden súbor.

Ak klient používa starší systém, ktorý PDF/A-3 prílohy nevie načítať, môžete UBL XML poslať aj ako samostatnú prílohu e-mailu. V 1FAKTURA je to checkbox v nastaveniach šablóny e-mailu.

Čo s faktúrami, ktoré dostávate vy

E-fakturácia má dva smery. Vystavovanie je len polovica problému. Druhá polovica: príjem UBL XML od vašich dodávateľov. Od 1. januára 2027 budete dostávať UBL XML od väčšiny B2B dodávateľov a niekto ho musí importovať do účtovníctva. Možností je niekoľko:

• Automatický import do účtovného systému — Pohoda, Money S3, KROS Omega a FlexiBee všetky podporujú UBL XML import. Niekoľko klikov, ak je nastavené správne mapovanie.
• OCR + UBL import v 1FAKTURA — ak dodávateľ pošle aj PDF/A-3, 1FAKTURA z neho vyberie vložené UBL XML, validuje ho a uloží ako prijatú faktúru s pripravenou žiadosťou o schválenie.
• Manuálny import XML — fallback pre dodávateľov, ktorí pošlú výhradne XML bez PDF.

Záver

Otázka „PDF alebo XML?" je zlé položená otázka. Slovenská e-faktúra v ére zákona č. 385/2025 Z. z. je PDF/A-3 plus UBL XML, vygenerované spoločne, archivované spoločne, doručené ako jeden súbor.

Ak chcete vidieť praktický postup vystavenia, prečítajte si Ako vystaviť e-faktúru v UBL 2.1 krok za krokom. Pre kontext samotného zákona si pozrite článok Zákon 385/2025 Z. z. vysvetlený.