E-faktúra v UBL 2.1 znie ako niečo, na čo treba IT oddelenie. V realite to je obyčajná faktúra, ku ktorej sa pri exporte vygeneruje aj XML súbor. Ak používate moderný fakturačný softvér, rozdiel oproti PDF faktúre je nula krokov navyše.
Tento návod vás prevedie všetkými fázami — od zadania klienta po odoslanie odberateľovi a archiváciu — tak, aby výsledná e-faktúra prešla validáciou podľa európskej normy EN 16931 a slovenského zákona č. 385/2025 Z. z.
Čo budete potrebovať
- Fakturačný nástroj s UBL 2.1 exportom (každý plán 1FAKTURA túto funkciu obsahuje).
- IČO odberateľa (8 číslic) — alebo aspoň jeho názov, ak nie je registrovaný v RPO.
- Bankový účet vo formáte IBAN pre vašu spoločnosť.
Krok 1: Zadajte odberateľa
Otvorte formulár novej faktúry a do poľa odberateľ napíšte IČO. Slovenský register právnických osôb (RPO) je verejný, takže nástroj vyhľadá:
- názov právnickej osoby alebo živnostníka,
- adresu sídla,
- IČ DPH (ak je platiteľ DPH),
- DIČ.
Tieto polia idú do UBL XML pod elementy cac:AccountingCustomerParty/cac:Party/cac:PartyName a cac:PartyTaxScheme. Ak ste sa pomýlili v IČO, validácia ich nepustí ďalej — chyba sa odhalí pred odoslaním, nie po troch týždňoch keď odberateľ neprijal faktúru.
Krok 2: Pridajte položky
Každá položka má tri povinné údaje pre EN 16931:
- popis položky (
cbc:Description), - množstvo a merná jednotka (
cbc:InvoicedQuantityso kódom UN/CEFACT — napr.H87pre kus,HURpre hodinu), - jednotková cena bez DPH (
cbc:PriceAmount).
K nim sa pripočítava sadzba DPH — na Slovensku momentálne 0 %, 5 %, 19 % alebo 23 %. Pri prenose daňovej povinnosti (reverse charge) sa sadzba neuvádza, ale v UBL XML musí byť explicitný kód AE v cac:TaxCategory/cbc:ID.
Tip pre účtovníkov: ak fakturujete opakovanú službu mesačne, použite šablónu položky. Nielenže ušetríte čas, ale aj zaručíte, že rovnaké služby majú konzistentné popisy v XML — čo zjednoduší účtovanie aj prípadný daňový audit.
Krok 3: Doplňte hlavičku faktúry
UBL 2.1 vyžaduje niekoľko polí, ktoré sa pri papierovej faktúre niekedy obchádzajú. Skontrolujte:
| Pole | UBL element | Príklad |
|------|------|------|
| Číslo faktúry | cbc:ID | 2026/0042 |
| Dátum vystavenia | cbc:IssueDate | 2026-04-02 |
| Dátum splatnosti | cbc:DueDate | 2026-04-16 |
| Variabilný symbol | cbc:PaymentID | 20260042 |
| Mena | cbc:DocumentCurrencyCode | EUR |
| TypeCode dokladu | cbc:InvoiceTypeCode | 380 (faktúra) / 381 (dobropis) |
Variabilný symbol je špecifikum slovenského platobného styku; v UBL XML sa zapisuje ako cbc:PaymentID v rámci cac:PaymentMeans. Bez neho banka odberateľa neviem priradiť platbu k vašej faktúre.
Krok 4: Skontrolujte EN 16931 validáciu
Pred odoslaním nástroj automaticky spustí validátor:
- Syntaktická kontrola — XML zodpovedá schéme UBL 2.1.
- Sémantická kontrola — povinné polia podľa EN 16931 sú vyplnené a obsah dáva zmysel (napr. súčet položiek sa rovná celkovej sume bez DPH).
- Národná nadstavba — slovenský CIUS (Core Invoice Usage Specification) pridáva pravidlá špecifické pre SR, napr. povinnosť IBAN-u v
cac:PayeeFinancialAccount.
Ak validácia spadne, dostanete čitateľnú správu (nie raw XSD chybu) — typicky niečo ako „položka 2 nemá vyplnenú mernú jednotku". Opravíte a pokračujete.
Krok 5: Odošlite odberateľovi
Hotová e-faktúra obsahuje dva výstupy:
- PDF/A-3 — vizuálne reprezentácia faktúry s vloženým UBL XML v prílohe (formát PDF/A-3 to umožňuje natívne).
- UBL XML — samostatný súbor pre import na strane odberateľa.
Odberateľ ich dostane e-mailom z domény 1faktura.sk (alebo svoju vlastnú, ak máte plán Biznis a vyšší). Veľká väčšina účtovných systémov (Pohoda, Money S3, KROS, FlexiBee) vie UBL XML importovať jedným kliknutím.
V tom istom okamihu sa údaje z faktúry odošlú Finančnej správe SR — to je druhá vrstva zákona č. 385/2025 Z. z. (real-time reporting).
Krok 6: Archivácia
UBL XML aj PDF/A-3 musíte uchovávať 10 rokov podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. V praxi to znamená:
- Elektronický archív s časovou pečiatkou (alebo aspoň hash súborov so záznamom v auditnom logu).
- Možnosť exportu celého archívu na vyžiadanie daňového úradu.
- Zabezpečenie pred neoprávnenou zmenou (PDF/A-3 to v sebe má; UBL XML potrebuje externé opatrenie).
Fakturačné nástroje typicky riešia archív automaticky — vy len musíte raz ročne overiť, že prístup funguje a že stará faktúra z januára 2027 sa po piatich rokoch dá stále otvoriť.
Najčastejšia chyba
V 90 % prípadov, keď e-faktúra zlyhá u odberateľa, je príčinou chybné IČO alebo IČ DPH. RPO autofill túto chybu zachytí pri zadávaní, ale ak odberateľa kopírujete z e-mailu alebo Excelu, kontrolu si manuálne spravte — preklep v ôsmich číslach je tichá smrť celej automatizácie.
Záver
Vystavenie e-faktúry v UBL 2.1 je v dobre navrhnutom nástroji otázka minúty. Štruktúrovaný formát nie je daň navyše; je to konečne dôvod, prečo vaši účtovníci nemusia prepisovať údaje z PDF do tabuľky. Pre slovenský deadline 1.1.2027 sa pripravte ešte tento polrok — viac v článku Zákon 385/2025 vysvetlený.