Reštaurácia alebo kaviareň vydá za mesiac stovky dokladov — a takmer všetky sú pokladničné. Problémy nerobia tie. Robí ich tá hŕstka faktúr, ktorá k nim pribudne: firemný obed, ktorý chce niekto na IČO, catering na konferenciu, mesačný odber pre spoločnosť odvedľa. Sú to dve agendy v jednej prevádzke a stretávajú sa presne tam, kde sa najľahšie pomýlite.
Blok alebo faktúra? Rýchle porovnanie
| Pokladničný doklad | Faktúra | |
|---|---|---|
| Komu | hosťovi, ktorý platí na mieste | odberateľovi, spravidla firme |
| Čo rieši | evidenciu prijatej tržby | pohľadávku voči odberateľovi |
| Kedy vzniká | v momente platby | spravidla do 15 dní od dodania |
| Typický prípad | obed pri stole, káva cez okienko | catering, firemný odber, mesačné vyúčtovanie |
eKasa a fakturácia sa neprekrývajú náhodou: eKasa upravuje evidovanie prijatých tržieb a vydanie pokladničného dokladu, kým faktúra je doklad pre odberateľa. Pokladničný doklad pritom môže slúžiť ako zjednodušený účtovný doklad — podrobnosti k povinnostiam zhŕňa prehľad eKasa a evidencia tržieb.
Sadzby dane sú v gastre samostatná kapitola — jedlo, nealkoholické nápoje a alkohol nepatria do jednej sadzby a na doklade musia byť rozlíšené. Aktuálne zaradenie nájdete v prehľade sadzieb DPH; tento článok sa venuje tomu, ktorý doklad vôbec vystavíte.
Kedy stačí zjednodušený doklad
Nie každý doklad musí obsahovať všetko. Zjednodušená faktúra — bez identifikácie odberateľa a bez jednotkovej ceny — postačí, ak je cena vrátane dane do 100 €. Doklad z eKasy sa za zjednodušenú faktúru považuje do 1 000 € v hotovosti, prípadne do 1 600 € pri platbe kartou.
Pre bežnú prevádzku to znamená jednoduché pravidlo: väčšina konzumácie pri stole sa vybaví pokladničným dokladom a nič viac netreba. Akonáhle však odberateľ potrebuje doklad do svojho účtovníctva a chce si uplatniť odpočítanie dane, potrebuje plnohodnotnú faktúru so všetkými náležitosťami — čo presne na nej musí byť, zhŕňa prehľad náležitostí faktúry. Prečo na tom odberateľovi tak záleží, vysvetľuje článok o odpočte DPH z faktúr.
Keď hosť po zaplatení chce faktúru na firmu
Toto je najčastejšia trecia plocha v prevádzke. Hosť zaplatí, dostane pokladničný doklad, odíde — a o chvíľu sa vráti s tým, že to potrebuje na firmu.
Podstatné je, že tržba je už zaevidovaná. Tá istá konzumácia nesmie do evidencie vstúpiť druhýkrát, inak si mesačné podklady rozbijete sami. Faktúru k takej konzumácii preto vždy naviažte na pôvodný pokladničný doklad, aby bolo z dvojice zrejmé, že ide o jedno plnenie, nie o dve. Ako sa prijaté a vystavené doklady premietajú do mesačných podkladov, rozoberá článok o kontrolnom výkaze DPH.
Presný postup si dohodnite s účtovníkom — prevádzky ho riešia rôzne a dôležité je, aby bol u vás jednotný a aby ho poznala obsluha. Improvizácia pri stole je to, čo neskôr stojí čas nad uzávierkou.
Súhrnná faktúra pre firmu, ktorá u vás obeduje pravidelne
Ak u vás spoločnosť odvedľa stoluje každý týždeň, nemá zmysel vystavovať doklad po doklade. Na to slúži súhrnná faktúra: môže pokrývať viac dodaní v jednom kalendárnom mesiaci.
Praktický efekt je zrejmý — namiesto dvadsiatich drobných faktúr odchádza jedna, s jednou splatnosťou a jedným párovaním platby. Náležitosti má pritom rovnaké ako ktorýkoľvek iný daňový doklad, takže jednotlivé plnenia z nej musia byť čitateľné: čo, kedy a v akom rozsahu ste dodali. Zoskupenie položiek podľa sadzby dane je pri gastre nutnosť, nie estetika.
Catering nie je obed navyše
Catering sa od bežnej konzumácie líši tým, že ide o dohodnutú zákazku s termínom — a preto sa aj dokladuje inak. Dohodnite si písomne rozsah: počet osôb, čo je a čo nie je v cene, dokedy sa dá počet upraviť. Ako má taká ponuka vyzerať, rozoberá návod na cenovú ponuku.
Pri väčších akciách býva zvykom platba vopred alebo jej časť. Tu pozor na jeden rozdiel, ktorý sa často zamieňa: žiadosť o platbu vopred ešte nie je daňový doklad — tým sa stáva až doklad k prijatej platbe. Celú dvojicu vysvetľuje návod na zálohovú a vyúčtovaciu faktúru.
Deň podujatia je zároveň dňom, ku ktorému sa plnenie viaže, takže od neho sa odvíja aj lehota na vystavenie dokladu.
Mesiac v prevádzke: ktoré doklady naozaj vzniknú
Predstavte si bežný mesiac v kaviarni s obedovým menu.
Denná prevádzka vygeneruje stovky pokladničných dokladov — hostia platia na mieste a nič ďalšie nepotrebujú. K tomu pribudne asi desať prípadov, keď hosť žiada doklad na firmu; tie treba naviazať na už vydané bloky, aby sa tá istá tržba nezapočítala dvakrát.
Spoločnosť z vedľajšej budovy u vás obedovala každý pracovný deň. Namiesto dvadsiatich dokladov jej na konci mesiaca odíde jedna súhrnná faktúra.
A raz za mesiac príde catering: firemná akcia, dohodnutá dopredu, s ponukou, zálohou a konečným vyúčtovaním po podujatí.
Z tristo dokladov teda len zopár prejde fakturačným nástrojom — ale práve tie zopár rozhodujú o tom, či mesačná uzávierka prebehne hladko, alebo sa bude dohľadávať. Od roku 2027 navyše pribudne pre B2B faktúry medzi platiteľmi dane povinný štruktúrovaný formát; kontext k termínom nájdete v sprievodcovi e-faktúrou. Znenie zákona o DPH je dostupné na portáli slov-lex.sk.
Často kladené otázky
Nahradí faktúra pokladničný doklad?
Nie, sú to dve rôzne veci. eKasa rieši evidenciu prijatých tržieb a vydanie pokladničného dokladu, faktúra je samostatný doklad pre odberateľa. Pokladničný doklad pritom môže slúžiť ako zjednodušený účtovný doklad.
Hosť zaplatil pri stole a až potom chce faktúru na firmu. Čo s tým?
Tržba už je zaevidovaná, takže nesmie do evidencie vstúpiť druhýkrát. Faktúru k tej istej konzumácii preto naviažte na pôvodný pokladničný doklad, aby bolo pri kontrole aj v účtovníctve zrejmé, že ide o jedno plnenie. Konkrétny postup si dohodnite s účtovníkom.
Môžem firme vystaviť jednu faktúru za celý mesiac?
Na to slúži súhrnná faktúra — môže pokrývať viac dodaní v jednom kalendárnom mesiaci. Náležitosti má rovnaké ako bežná faktúra, takže jednotlivé plnenia z nej musia byť čitateľné.
Potrebujem pre catering klienta od roku 2027 aj XML?
Ak fakturujete inému platiteľovi dane v B2B, áno — doklad bude musieť ísť v štruktúrovanom formáte. Pri predaji občanom sa nič nemení.
Zhrnutie
V gastre bežia dve agendy vedľa seba. Pokladničné doklady pokryjú dennú prevádzku a väčšinou si vystačia samy. Faktúry sú výnimka — firemný odber, súhrnné mesačné vyúčtovanie a catering — a práve preto sa im oplatí venovať pozornosť: musia mať položky rozdelené podľa sadzby dane a nesmú zdvojiť tržbu, ktorá už prešla pokladnicou.
Čo k tomu potrebuje prevádzka, zhŕňa stránka fakturácia pre gastro. Prvý doklad si vyskúšate v generátore faktúr, alebo rovno začnite zadarmo.