Náležitosti účtovného dokladu (§ 10)
- Označenie dokladu a jeho číslo.
- Obsah účtovného prípadu a jeho účastníci (kto dodal / komu).
- Peňažná suma alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva.
- Dátum vyhotovenia dokladu.
- Dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia.
- Podpisový záznam zodpovednej osoby a osoby, ktorá doklad zaúčtovala.
Od 1. 1. 2022 môže byť vlastnoručný podpis nahradený elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom, ktorý preukáže pravosť dokladu — to je kľúčový predpoklad pre plne elektronickú fakturáciu.
Jednoduché vs. podvojné účtovníctvo
- Podvojné účtovníctvo — povinné pre právnické osoby (s.r.o., a.s., k.s., v.o.s., družstvá). Akruálny princíp.
- Jednoduché účtovníctvo — pre fyzické osoby podnikateľov (živnostníci/SZČO) a niektoré neziskové subjekty. Hotovostný princíp.
- Daňová evidencia — ľahšia možnosť pre SZČO podľa zákona o dani z príjmov (nie 431/2002); takáto osoba nie je účtovnou jednotkou a nezostavuje účtovnú závierku.
Archivácia a doba uchovávania
- Účtovná dokumentácia: základná lehota 5 rokov.
- Platitelia DPH: zákon o DPH vyžaduje uchovávať faktúry 10 rokov, takže pre nich prevažuje 10-ročná lehota.
- Mazanie a archiváciu navrhuj okolo 10-ročného stropu, aby si vyhovel najdlhšej možnej lehote.
- Pokuta za porušenie: 100 – 100 000 €.
Elektronická vs. papierová forma a transformácia (§ 31 – § 33)
- Záznam je platný v papierovej aj elektronickej forme, ak je preukázateľný.
- Transformácia (papier ↔ elektronicky) prebieha skenovaním alebo zaručenou konverziou; skenovanie musí zaručiť úplnosť, obsahovú aj vizuálnu zhodu, čitateľnosť a integritu. Záznam možno transformovať iba raz.
- Záznam so zaručeným elektronickým podpisom/pečaťou nemožno transformovať jednoduchým skenovaním — potrebná je zaručená konverzia.
- Pravosť, integritu a čitateľnosť treba zabezpečiť počas celej doby uchovávania.